Wie wir für eine mandantenfähige Lösung entwickelten, die Anforderungen an ERP/CRM und PM sinnvoll kombiniert und für Dienstleistungsunternehmen neu definiert.
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Kundenprofil
Cai
Konzeption
Komplexe Prozesse sinnvoll verdichten
Dienstleistung
Agilität in der Leistung als realtiätsimmanentes Dogma
Verwaltung
Effektivität und Effizienz als wirtschaftliches Axiom im Sinne des Kunden und der Unternehmung
Vom xls-Template zur zentralen Lösung
Wie wir für eine mandantenfähige Lösung entwickelten, die Anforderungen an ERP/CRM und PM sinnvoll kombiniert und für Dienstleistungsunternehmen neu definiert.
Konzeption
UX/UI-Design
Web/App Development
Systemarchitektur
Betriebsunterstützung
Administration/DevOps
API/Schnittstellen
Kommunikation/Koordination
Go-Live
Herausforderungen
Produktkomplexität verständlich machen
Produktkomplexität verständlich machen
Die Situation:
- Agilität als Leistung in den Angeboten als normal definieren
- Vertriebsherausforderungen prozessieren
- Angebotesinhalte rechtssicher, dynamisch und vor allem zeiteffektiv kalkulieren
- Agile Projektanforderungen akzeptieren, auswerten, managen und wirtschaftlich durchführen
- Abrechnung und Unterstützung bei der FiBu zeitlich optimieren
- Gesetzliche Vorgaben bei der Zeiterfassung im Dienstleistungsumfeld verwirklichen
- Auswertung über die Vitalität der eigenen Unternehmung, Projekt- und Vertriebssituation, Auslastung der Mitarbeiter sicherstellen
- u.v. andere Prozesse innerhalb der Steuerung von Dienstleistungsprozessen
Das Problem:
Leistungen werden nicht transparent zum Kunden kommuniziert, kalkuliert und abgerechnet. Übersichtlichkeit im Alltag geht über alle Projekte schnell verloren.
Agilität als normal definieren
Agilität als normal definieren
Die Situation:
- Dienstleistung erwartet Flexibilität auf allen Seiten
- Leistungsinhalte müssen meist ohne Lastenheft nahezu passgenau kalkuliert werden
- Entwicklung entstehender Kosten müssen für den Kunden transparent, nachvollziehbar und steuerbar sein
- Leistungspositionen des Angebots sollen die Grundlage der Leistung während der Projektierung darstellen
Das Problem:
Aktuelle Produkte weisen keinen nahtlosen, medienbruchsfreien Workflow über alle Teilbereiche und Anforderungen auf.
Vertrieb im Dienstleistungsbusiness
Vertrieb im Dienstleistungsbusiness
Die Situation:
- Kaltakquise ist mühselig und kaum von Erfolg gekrönt
- Woher weiß ich, dass der mögliche Kunde gerade jetzt seinen Bedarf hat
- Passt der Vertriebsaufwand zu meinem Bedarf oder zum Planbudget des Angebots
- Wie organisiere ich eine Akquisition über einen längeren Zeitraum.
Das Problem:
Transparenz über Bedarf, Aufwand und Erfolg meiner Vertriebsaktivitäten.
Das Dienstleistungsangebot
Das Dienstleistungsangebot
Die Situation:
- Gleichbleibend rechtssichere Dienstleistungsangebote sicherstellen
- Anforderungsgerechte und ggf. dynamische Angebote über alle beteiligten Bereiche erstellen
- Qualitätssicherung von Angeboten
- Wiederkehrende Grundinformationen zur Verfügung stellen und einbeziehen
- Kalkulationsvariationen durchspielen
Das Problem:
xls-Template verfehlt die benötigte dynamische Wirkung. Angebote als Zeitfresser nerven und werden somit nicht positiv als tolle, mögliche Chance wahrgenommen.
Das agile Projektmanagement
Das agile Projektmanagement
Die Situation:
- Projektanforderung können sich ändern und sollen agil angepasst werden können (Scope, Budget und Zeit)
- Projektierung von Planbudgets i.S.d. Kunden mit dem Kunden gemeinsam
- Fehlende Transparenz des Projektstatus und Zielerreichung
- Fehlende Transparenz im Budget-, Funktions- und Scope-Burndown
- Budgetüberraschung beim Kunden zum Ende der Projektlaufzeit
- Effektivität in der Erfassung, Buchung und Kommunikation von Leistungen
- Administrativen Aufwand zur Projektkoordination senken und optimieren
Das Problem:
Wir hassen Überraschungen im Projektalltag.
Zeiteffiziente Buchhaltung
Zeiteffiziente Buchhaltung
Die Situation:
- Abrechnung unserer Leistungen im Rahmen freigegebener Leistungspositionen sicherstellen
- Workflow zur Abrechnungsvorbereitung unterstützen
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit unserer Rechnungspositionen in Echtzeit
- Keine Rechnungsbeanstandungen
- Weitergabe an den Steuerberater oder Verarbeitung in der FiBu optimieren
- Transparenz über wirtschaftliche Situation der Unternehmung in Echtzeit
- xRechnungen automatisch verarbeiten (Ein- und Ausgang)
Das Problem:
Rechnungsstellung muss einfach, zeiteffizient, fehlerunanfällig und qualitätiv hochwertig sein. Noch vor der eigentlichen Rechnungsstellung sollte dem Kunden, dem Projektverantwortlichen und der Geschäftsführung die Leistung und die daraus resultierende Höhe des zu erstellenden Rechnungsbetrags bekannt sein.
Zeiterfassung
Zeiterfassung
Die Situation:
- Zeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben
- Unkomplizierte Bedienung auch in der möglichen Korrektur
- Zeit ist Geld und jeder Zeiterfassung sollte ein wirtschaftlicher Pendant gegenüberstehen
- Interne Aufwände wirtschaftlich betrachten
Das Problem:
Effektiv und wirtschaftlich arbeiten.
Controlling vs kontrollieren
Controlling vs kontrollieren
Die Situation:
- Informationen effektiv miteinander verbinden
- Vitalität des Unternehmens in Echtzeit sichtbar machen
- Projekte transparent führen
- Historie vs Forecast über alle Bereiche der Unternehmung ermöglichen
- Fehlentwicklungen erkennen, verstehen und erklären können
- Prozesse verbessern können
Das Problem:
Verluste durch Kosten, schlechte Prozessen, falsche Budgets und schlechte Leistungen können nicht effizient genug offengelegt und damit behoben werden.
MVP - minimum viable product
Die Dimension hinter dem Projekt – oder warum "ERP/CRM/PM" nicht gleichbedeutend mit "kompliziert" sein muss
ERP - Enterprise Resource Planing
Wir konzentrieren uns einfach auf die wichtigsten Prozessbestandteile des Dienstleistungsgeschäfts.
PM - Projektmanagement
Projektverlauf effektiv, transparent und den Budgetburndown in Echtzeit nachvollziehbar machen.
CRM - Customer Relationship Management
Der Kunde ist unser wertvollstes Gut.
"Manchmal ist weniger mehr, wenn man sich auf die wichtigsten und notwendigen Kernaufgaben beschränkt und diese auf einen abgestimmten Prozess über alle Teilaufgaben setzt und dabei die Realität im agilen Alltag nicht verdrängt."
Vom Lead zur Rechnung ist mehr als Projekt-Rocken
Bei uns gehört zur Wirklichkeit des Projekts, gegenüber dem Kunden und Partner maximale Transparenz zu gewährleisten, um schlussendlich wirtschaftlich bestehen zu können.
Unsere Lösung
Von der Idee zum unverzichtbaren Mittelpunkt: Der Rollout
Wie wir ein System schrittweise skaliert, in unsere Arbeit eingebunden und unseren Bedürfnissen entsprechend erweitert haben –
ohne Big-Bang, dafür mit messbaren Erfolgen
Unsere Lösung
Cai - ein maßgeschneidertes Enterprise ERP/CRM und PM Ökosystem
Nicht noch eine ERP, CRM oder PM-Tool – sondern ein intelligentes System zur Unterstützung der wichtigsten Prozesse für Entscheider und Macher.
Unsere Lösung basiert auf zwei Säulen:
Was wir gebaut haben:
- Multi-mandantenfähige Cloud-Lösung
- Zentrale Datenhaltung
- Ausfallsicherheit
- Skalierbarkeit
- Reaktionsschnell
Technologie:
- Skalierbare Systemumgebung basierend auf einer Kubernetes-Konfiguration
- Europäische Serverumgebung
- Ausfallsicherer Database Cluster mit möglicher Datensicherungsstrategie
- Parallele Datenverarbeitung durch Messaging-Service (synchronous/asynchronous Messaging Queue)
- Aktualität durch Realtime-Kommunikation (Mercure-Service)
Business-Impact:
- Skalierbare Systemumgebung für dynamisches Unternehmenswachstum
- Dynamisch aktuelle Datenhaltung und Anzeige über alle Ebenen der Anwendung
- Bi-Direktionale Echtzeit-Aktualisierung
Was wir gebaut haben:
Wir haben die komplexen Sachverhalte eines ERP/CRM/PM auf eine anwenderfreundliche UX/UI heruntergebrochen.
Kernfunktionalitäten:
- Modular konfigurierbare Vertriebspipes zur Prozessierung von Leads
- Unterstützung der teambasierten Angebotserstellung
- Meilensteinplanung zur kunden-team-getragenen Projektsteuerung
- Transparente Burndown-Statusberichte über alle Projekte des Kunden
- Buchungsgestützte Leistungsabrechnung
- One-Click Zeiterfassung mit Korrekturunterstützung
- Teambasierte Urlaubsplanung
- Korrekturtoleranter Buchungsprozess basierend auf zuweisungsbedingten Berechtigungen
- Systemgestützte Erstellung von Ausgangsrechnung
- Automatische Verarbeitung von Eingangsrechnung
- Unterstützung der Zusammenstellung der FiBu-Basisdaten
Standard-ERP/CRM/PM
- Drei Lösungen mit spezialisierten Funktionsportfolio
- Medienbrüche zwischen den Systemen
- Kein Fokus auf Dienstleistungsprozesse
- Oft in Summe zu viel Funktion
Cai
- Eine Anwendung für alle Beteiligten aller Ebenen
- Konzentration auf die Kernfunktionen
- Keine Medienbrüche zwischen den Aufgabenbereichen
- Role-based Access Control: Jede bearbeitet und liest nur die für ihn freigegebenen Bereiche und Daten
- Workflow-Management: Approval-Prozesse für Content-Updates
- Echtzeit Verarbeitung: Bi-Direktionale Kommunikation und Aktualisierung
- Asynchrone & synchrone Messaging-Queues: Systemlastverteilung
- Versionierung: Jede Änderung ist nachvollziehbar
Ergebnis
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Beratung
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